Excel ou logiciel pour calculer ses marges : ce qui change au quotidien

La question revient a chaque fois qu'un gerant se met serieusement a ses marges : est-ce qu'un fichier Excel suffit, ou faut-il passer sur un outil dedie ? Les deux calculent la meme chose. Ce qui les separe, c'est ce qui se passe la semaine d'apres, quand trois tarifs fournisseurs ont bouge et que personne n'a le temps de rouvrir le fichier.

Ce que les deux font aussi bien

Le calcul de base est simple. Vous prenez le cout matiere d'une boisson (le prix de revient du liquide servi, dose par dose), vous le comparez au prix de vente HT, et vous obtenez votre marge brute. Une pinte a 0,72 EUR de cout matiere vendue 6,50 EUR TTC, soit environ 5,42 EUR HT en TVA a 20 % : la marge brute est de 4,70 EUR, le ratio matiere autour de 13 %.

Un tableur fait ca tres bien. Si vous avez quinze references au bar et une carte qui ne bouge pas, montez votre fichier et arretez-vous la. Aucun outil ne vous apportera un centime de plus sur un perimetre aussi restreint.

La ou Excel commence a couter cher en temps

1. La mise a jour des tarifs

Votre fournisseur revoit ses tarifs. Le fut de blonde passe de 145 EUR HT a 158 EUR HT. Dans un tableur, il faut retrouver la ligne, ecraser la valeur, verifier que la formule de dosage n'a pas saute, puis refaire le tour des cocktails qui utilisent cette biere en base. Sur trois ou quatre changements par trimestre, ca passe. Sur une carte de quarante references avec des tarifs qui bougent en ordre disperse, c'est la que le fichier commence a mentir.

2. Les recettes a plusieurs ingredients

Un spritz, ce n'est pas une reference : c'est six lignes. Prosecco, aperitif amer, eau gazeuse, glace, orange, plus la perte au shaker ou au verre. Chaque ingredient a son propre conditionnement, son propre prix au litre, sa propre dose. Chainer tout ca dans un tableur est faisable, mais chaque nouvelle recette ajoute des formules imbriquees que vous serez seul a comprendre dans six mois.

3. Les pertes et le rendement reel

Une bouteille de 70 cl ne donne jamais 17,5 doses de 4 cl. Il y a le fond de bouteille, la mousse, la generosite du serveur, la casse. Si votre fichier calcule sur le rendement theorique, votre marge affichee est toujours un peu trop belle. Il faut integrer un coefficient de perte reference par reference, et le reviser apres inventaire.

Ce qu'un logiciel change concretement

Le gain n'est pas dans le calcul, il est dans la propagation. Vous changez un prix d'achat une fois, et toutes les recettes qui contiennent cette reference se recalculent. Le spritz, le americano, le verre au comptoir : tout bouge en meme temps. C'est exactement ce que fait un outil comme Margini : vous mettez le tarif a jour apres reception de la commande, et vous voyez immediatement quelles boissons sont passees sous votre objectif de marge.

L'autre difference, c'est la lecture. Un tableur vous donne des colonnes. Un outil dedie vous donne un classement : vos dix meilleures marges en euros, vos dix pires en ratio, et l'ecart entre les deux. C'est ce classement qui sert quand vous refaites la carte, parce qu'il vous dit ou placer vos pousse-au-crime et quel produit ne merite plus sa place.

Comment trancher pour votre etablissement

Comptez vos references actives et le nombre de recettes composees. En dessous d'une vingtaine de lignes, sans cocktails, avec un seul fournisseur principal : le tableur tient. Des que vous depassez la trentaine de references, que vous travaillez des cocktails maison ou que vous suivez plusieurs points de vente, le temps passe a maintenir le fichier depasse le prix d'un abonnement.

Autre critere, moins evident : qui d'autre doit y avoir acces. Un fichier vit sur un poste, souvent celui du gerant. Des outils comme Margini permettent a votre chef de bar de consulter les fiches et de saisir une nouvelle recette sans risquer d'ecraser une formule. Sur une equipe de plus de deux personnes, ca evite pas mal de versions parallelles du meme fichier.

L'etape a faire dans les deux cas

Avant de choisir l'outil, faites le travail de fond : listez vos references, notez le prix d'achat HT et le conditionnement exact, definissez vos doses maison et estimez vos pertes. Cette base propre est ce qui donne de la valeur au calcul, quel que soit le support. Un logiciel avec des donnees fausses reste faux, simplement plus vite.

Le bon outil, c'est celui que vous rouvrirez le mois prochain.